Rechnungen nach der Namensänderung richtig stellen
Welcher Name in eine Rechnung gehört, was mit alten Rechnungen und Dauerrechnungen passiert und wie du den Vorsteuerabzug deiner Kundschaft nicht gefährdest.
Direkte Antwort
Eine Rechnung muss nach § 14 Absatz 4 UStG den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers enthalten. Ab dem Tag, an dem du den neuen Namen führst, gehört er in neue Rechnungen. Bereits gestellte Rechnungen bleiben gültig und werden nicht rückwirkend korrigiert.
Wichtigste Punkte
- Der vollständige Name ist eine Pflichtangabe, keine Formsache.
- Alte Rechnungen bleiben, wie sie sind, und dürfen so archiviert werden.
- Dauerrechnungen, Verträge und Gutschriften brauchen einen eigenen Blick.
Der Name ist Pflichtangabe
§ 14 Absatz 4 UStG listet auf, was eine Rechnung enthalten muss. An erster Stelle steht der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, danach Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Datum, fortlaufende Rechnungsnummer und die weiteren Angaben.
Deshalb ist die Umstellung kein kosmetischer Schritt: Eine Rechnung mit einem Namen, den es so nicht mehr gibt, kann beim Empfänger Rückfragen zum Vorsteuerabzug auslösen.
Es zählt der Stichtag, nicht das Archiv
Rechnungen dokumentieren einen Zeitpunkt. Was du vor der Namensänderung ausgestellt hast, war zu diesem Zeitpunkt korrekt und bleibt es. Du musst weder stornieren noch korrigieren noch dein Archiv umschreiben.
Der einzige saubere Schnitt ist der Stichtag: Ab dem Tag, an dem du den neuen Namen führst, stellst du unter diesem Namen aus. Wenn Zahlungen zu alten Rechnungen später eingehen, ist das unproblematisch, solange dein Konto zuordenbar ist.
Kontoinhaber prüfen
Wenn die Rechnung auf den neuen Namen lautet, das Geschäftskonto aber noch den alten Kontoinhaber zeigt, fällt das Kundschaft und Buchhaltung auf. Melde den Namen deiner Bank im selben Zug.
Dauerrechnungen und laufende Verträge
Dauerrechnungen für Mieten, Wartungen oder Abonnements laufen oft jahrelang unverändert. Sie sind der häufigste Grund, warum der alte Name noch Monate später in der Buchhaltung auftaucht.
Gehe deine wiederkehrenden Belege einmal durch und tausche die Vorlagen. Dasselbe gilt für Gutschriften, die deine Auftraggeber ausstellen: Dort erzeugt jemand anders ein Dokument mit deinem Namen, und der Hinweis muss von dir kommen.
- Rechnungsvorlagen und Software umstellen
- Dauerrechnungen und Abos aktualisieren
- Gutschriftverfahren bei Auftraggebern melden
- Angebote, Verträge und AGB angleichen
Kleinunternehmen und einfache Fälle
Auch ohne Umsatzsteuerausweis gilt: Der Name auf der Rechnung sollte zur Person passen, die die Leistung erbringt und das Geld erhält. Für Kleinbetragsrechnungen gelten reduzierte Pflichtangaben, der Name des leistenden Unternehmers gehört aber dazu.
Wenn du unter einer Geschäftsbezeichnung auftrittst, nenne beides: die Bezeichnung und deinen aktuellen Namen. Das erspart Rückfragen und passt zu Impressum und Bankdaten.
Häufige Fragen zu diesem Thema.
Kurz beantwortet, ohne dass du dafür zurück in den Text musst.